Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filling: Studi Kasus di RSUD dr. Soeratno Gemolong

Abstract

Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeratno Gemolong mulai tahun 2025 diketahui bahwa sudah tidak terdapat petugas khusus filling sehingga tidak ada lagi petugas yang melaksanakan fungsi pengelolaan dokumen rekam medis. Penelitian ini bertujuan menganalisis untuk pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis di ruang penyimpanan serta faktor-faktor yang mempengaruhinya.  Penelitian menggunakan metode pendekatan deskriptif kualitatif melalui wawancara mendalam, observasi, dan telaah dokumen. Informan terdiri dari dua orang, yaitu Kepala Unit Rekam Medis dan satu staf rekam medis yang berpengalaman lebih dari 4 tahun dan 14 tahun di bidang kearsipan. Proses analisis dilakukan melalui reduksi data (pemilihan informasi relevan), penyajian data (narasi deskriptif dan tabel tematik), serta penarikan kesimpulan dengan membandingkan temuan dan teori. Hasil penelitian menunjukkan bahwa rumah sakit telah memiliki kebijakan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan buku pedoman terkait pemeliharaan dokumen, namun implementasinya belum maksimal. Dua temuan kunci adalah (1) keterbatasan ruang penyimpanan menyebabkan sebagian dokumen ditumpuk di lantai, meningkatkan risiko kerusakan; (2) program alih media (digitalisasi) berjalan lambat sehingga arsip manual menumpuk dan rentan terhadap faktor ekstrinsik seperti kelembapan dan serangga. Pemeliharaan faktor intrinsik seperti penggantian map belum dilakukan secara rutin, sementara perlindungan terhadap faktor biologis masih sebatas fogging dua bulan sekali tanpa penggunaan kamper. Disimpulkan bahwa pemeliharaan dokumen rekam medis di RSUD dr. Soeratno Gemolong masih belum optimal. Disarankan penguatan kebijakan larangan makanan dan minuman, percepatan digitalisasi, pelatihan berkala untuk petugas, dan audit internal guna memastikan kepatuhan SOP.