Tinjauan Pelaksanaan Pemeliharaan Dokumen Rekam Medis di Ruang Filling: Studi Kasus di RSUD dr. Soeratno Gemolong
Article Sidebar
Abstract
Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soeratno Gemolong mulai tahun 2025 diketahui bahwa sudah tidak terdapat petugas khusus filling sehingga tidak ada lagi petugas yang melaksanakan fungsi pengelolaan dokumen rekam medis. Penelitian ini bertujuan menganalisis untuk pelaksanaan pemeliharaan dokumen rekam medis di ruang penyimpanan serta faktor-faktor yang mempengaruhinya. Penelitian menggunakan metode pendekatan deskriptif kualitatif melalui wawancara mendalam, observasi, dan telaah dokumen. Informan terdiri dari dua orang, yaitu Kepala Unit Rekam Medis dan satu staf rekam medis yang berpengalaman lebih dari 4 tahun dan 14 tahun di bidang kearsipan. Proses analisis dilakukan melalui reduksi data (pemilihan informasi relevan), penyajian data (narasi deskriptif dan tabel tematik), serta penarikan kesimpulan dengan membandingkan temuan dan teori. Hasil penelitian menunjukkan bahwa rumah sakit telah memiliki kebijakan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan buku pedoman terkait pemeliharaan dokumen, namun implementasinya belum maksimal. Dua temuan kunci adalah (1) keterbatasan ruang penyimpanan menyebabkan sebagian dokumen ditumpuk di lantai, meningkatkan risiko kerusakan; (2) program alih media (digitalisasi) berjalan lambat sehingga arsip manual menumpuk dan rentan terhadap faktor ekstrinsik seperti kelembapan dan serangga. Pemeliharaan faktor intrinsik seperti penggantian map belum dilakukan secara rutin, sementara perlindungan terhadap faktor biologis masih sebatas fogging dua bulan sekali tanpa penggunaan kamper. Disimpulkan bahwa pemeliharaan dokumen rekam medis di RSUD dr. Soeratno Gemolong masih belum optimal. Disarankan penguatan kebijakan larangan makanan dan minuman, percepatan digitalisasi, pelatihan berkala untuk petugas, dan audit internal guna memastikan kepatuhan SOP.
References
2. Dyah L, Arini D, Rachma TN, Ardiansyah MC, Ifalahma D. Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis Guna Menunjang Efektivitas Pelayanan Rekam Medis Di Rumah Sakit Maguan Husada. Jurnal OSADHAWEDYAH. 2023;1(2):66–73. Available from: https://nafatimahpustaka.org/osadhawedyah
3. Prayoga DA, Novratilova S, Sukmaningsih WR. Analisis Aspek Keamanan Ruang Filing Terhadap Kerahasiaan Dokumen Rekam Medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Wonogiri Kota. Journal Health Information Management Indonesian (JHIMI). 2023;2(2):1–9. https://doi.org/10.46808/jhimi.v2i2.147
4. Erawantini F, Yuliandari A, Deharja A, Santi MW. Strategi Mengurangi Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RSUD Pasirian Lumajang Tahun 2020. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia. 2022;10(2):160. https://doi.org/10.33560/jmiki.v10i2.474
5. Zahara F. Gambaran Fasilitas Penyimpanan Dokumen Rekam Medis pada Ruangan Filing di Puskesmas IV Koto Kabupaten Agam. Sumatera Barat; 2024. (Skripsi).
6. Azizah RMN, Suryani AI. Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasiaan Rekam Medis di Ruang Filling Puskesmas Cipatat Bandung Rika Miftah. J-REMI : Jurnal Rekam Medik Dan Informasi Kesehatan. 2023;5(1):72–8. https://doi.org/10.25047/j-remi.v5i1.4147
7. Tyas AK, Pujilestari A. Analisa Pemenuhan Sarana dan Prasarana Di Instalasi Rehabilitasi Medik. Indonesian Journal of Hospital Administration. 2024;7(2):52–61. Available from: http://ejournal.almaata.ac.id/index.php/IJHAA. http://dx.doi.org/10.21927/ijhaa.2024.7(2).52-61
8. Sofia S, Ardianto ET, Muna N, Sabran S. Analisis Aspek Keamanan Informasi Data Pasien Pada Penerapan RME di Fasilitas Kesehatan. Jurnal Rekam Medik & Manajemen Informasi Kesehatan. 2022;1(2):94–103. Available from: https://rammik.pubmedia.id/index.php/rmik%0AAnalisis. https://doi.org/10.47134/rmik.v1i2.29
9. Librianti L, Rumenengan G, Hutapea F. Analisa Pengisian Rekam Medis Dalam Rangka Proses Kelengkapan Klaim BPJS Di RSUD dr. Chasbullah Abdulmadjid Kota Bekasi 2018. Jurnal Bidang Ilmu Kesehatan. 2019;9(1):50–61. Available from: https://ejournal.urindo.ac.id/index.php/kesehatan/article/view/344. https://doi.org/10.52643/jbik.v9i1.344
10. Gustiana R, Hidayat T, Fauzi A. Pelatihan Dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (Suatu Kajian Literatur Review Ilmu Manajemen Sumber Daya Manusia). Jurnal Ekonomi Manajemen Sistem Informasi. 2022;3(6):657–66. Available from: https://dinastirev.org/JEMSI/article/view/1107/670. https://doi.org/10.31933/jemsi.v3i6.1107
11. Puspita E. Evaluasi Penerapan Pendaftaran Online Di Rumah Sakit Mata Solo [Internet]. Skripsi. 2018. (Skripsi). Available from: http://content.ebscohost.com/ContentServer.asp?EbscoContent=dGJyMNLe80Sep7Q4y9f3OLCmr1Gep7JSsKy4Sa6WxWXS&ContentCustomer=dGJyMPGptk%2B3rLJNuePfgeyx43zx1%2B6B&T=P&P=AN&S=R&D=buh&K=134748798%0Ahttp://amg.um.dk/~/media/amg/Documents/Policies and Strategies/S
12. Andri T, Ramon A, Angraini W, Pratiwi BA, Sahputra H. Analisis Pengelolaan Sampah Medis Di Rumah Sakit Raflesia. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Miracle. 2021;1(2):85–96. Available from: https://jurnal.umb.ac.id/index.php/miracle/article/view/3100
13. Widodo A, Hosizah, Pertiwi TS. Persepsi Kemanfaatan dan Kemudahan terhadap Perilaku Penggunaan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) Berbasis Website di RSIA Kemang Medical Care Jakarta. Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia. 2024;12(2):185–91. Available from: 10.33560/jmiki.v12i2.746. https://doi.org/10.33560/jmiki.v12i2.746
14. Darianti D, Dewi VED, Herfiyanti L. Implementasi Digitalisasi Rekam Medis Dalam Menunjang Pelaksanaan Electronic Medical Record Rs Cicendo. Jurnal Ilmiah Manusia dan Kesehatan. 2021;4(3):403–11. Available from: https://jurnal.umpar.ac.id/index.php/makes/article/view/975. https://doi.org/10.31850/makes.v4i3.975
15. Sativa O, Supriyanti. Tinjauan Aspek Keamanan dan Kerahasiaan Berkas Rekam Medis Pada Ruang Penyimpanan di Rumah Sakit Jiwa Aceh Tahun 2022. PERISAI Jurnal Pendidikan dan Riset Ilmu Sains. 2023;02(01):111–24. Available from: https://jurnal.serambimekkah.ac.id/index.php/perisai%0AHal. https://10.32672/perisai.v2i1.168
16. Soraya, Rachman MA, Daniyah R. Perancangan Tata Kelola Ruang Filing Berdasarkan Teori Ergonomi Di Puskesmas Dau Kabupaten Malang. JPKEMAS Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat. 2024;2(1):43–52. Available from: https://jpkemas.stiamalang.ac.id/index.php/Jpkesmas/article/view/17
17. Amelian YSVSV, Johan A. Penerapan Keselamatan Dan Kesehatan Kerja (K3) Di Bagian Penyimpanan Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah X Bandung. J urnal Kesehatan Masyarakat. 2024;12(1):109–14. Available from: https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jkm/article/view/41575. https://doi.org/10.14710/jkm.v12i1.41575
18. Valentina, Br Sebayang S. Faktor Penyebab Kerusakan Dokumen Rekam Medis Di Ruang Penyimpanan Rsu Mitra Sejati Medan. Jurnal Ilmiah Perekam Dan Informasi Kesehatan Imelda (JIPIKI). 2018;3(1):386–93. Available from: https://jurnal.uimedan.ac.id/index.php/JIPIKI/article/view/53. https://doi.org/10.52943/jipiki.v3i1.53
19. Dwiyanti K, Silitonga TD, Fajri S. Faktor Penyebab Terjadinya Kerusakan Fisik Dokumen Rekam Medis Di Ruang Filling Rsud Teluk Kuantan Tahun 2021. Jurnal Rekam Medis. 2023;02(03):291–302. Available from: https://jom.htp.ac.id/index.php/rmik/article/view/387
20. Nurjanah A, Trisna WV. Tinjauan Aspek Keamanan Dan Kerahasiaan Rekam Medis Di Ruang Penyimpanan Rumah Sakit Bhakti Mulia. Indonesian of Health Information Management Journal. 2024;12(2):86. Available from: https://inohim.esaunggul.ac.id/index.php/INO/article/view/23. https://doi.org/10.47007/inohim.v6i2.23